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Seit dem Beginn der Corona-Pandemie 2020 ist die (partielle) Arbeit aus dem Homeoffice in den meisten Unternehmen zum Standard geworden. Gewohnte Strukturen der Präsenz-Büroarbeit werden damit aufgebrochen, der Austausch in gemeinsamen Pausen und regelmäßige Begegnungen mit den Kolleg:innen fallen weg.
Gerade in diesen Zeiten von hybriden oder vollständig ortsunabhängigen Arbeitsmodellen sollten Führungskräfte für ein gestärktes Wir-Gefühl im Unternehmen sorgen und die Kommunikation untereinander gezielt fördern. Virtuelle Kaffeepausen, die auch häufig als Kaffee-Roulette oder Coffee Break bezeichnet werden, ermöglichen genau das. Wir stellen dir die Bedeutung, den Nutzen und die gelungene Umsetzung eben solcher Kaffee-Roulettes vor und präsentieren fünf Ideen für besonders kreative virtuelle Kaffeepausen.
Eine virtuelle Kaffeepause, oft auch (virtual) Coffee Break genannt, ist das Treffen zweier oder mehrerer Mitarbeitender eines Unternehmens in einem Online-Videochat. Meist dauern Verabredungen dieser Art zwischen 15 und 30 Minuten.
Primär sollen sie der kurzen Unterhaltung und Entspannung während der Arbeit dienen. Daneben fördern sie Teambuilding, Wissenstransfer und Produktivität. Für Teams, die hybrid oder komplett remote arbeiten, sind Online-Kaffeepausen ein beliebtes und förderliches Mittel, um das Wir-Gefühl und die Unternehmenszugehörigkeit nachhaltig zu stärken.
Häufig wird fälschlicherweise angenommen, Coffee Breaks würden unnötig von der Arbeit ablenken und böten dem Unternehmen keinen Mehrwert. Doch Online-Kaffeepausen sind viel mehr als ein „gemeinsames Kaffeetrinken“. Es lohnt sich, sich mit ihnen auseinanderzusetzen und ihren Einsatz zu testen – denn jene können tatsächlich zur Erfolgssteigerung des Unternehmens beitragen. Die wichtigsten Nutzenvorteile im Folgenden zusammengefasst:
Einsamkeit schlägt auf die Psyche. Dazu gehört auch Einsamkeit am Arbeitsplatz. Egal, ob Arbeitnehmer:innen hybrid arbeiten oder sogar vollständig remote – es ist zwar praktischer am eigenen Schreibtisch, doch es kann schnell zu einer ungesunden Distanz zur eigenen Arbeit und den Kolleg:innen führen. Eine virtuelle Kaffeepause sorgt dafür, dass sich die Kolleg:innen optimal vernetzen und austauschen können – und wer sich wohlfühlt, bringt automatisch bessere Leistungen.
Am Arbeitsplatz verbringt man den Großteil seines Lebens. Selbst, wenn man sich privat nicht mit den Kolleg:innen treffen würde, trägt ein freundschaftlicher Umgang wesentlich zu einem angenehmen Arbeitsklima bei. Das schließt Professionalität auf keinen Fall aus.
Soziale Kontakte auf der Arbeit zu pflegen, gelingt den Arbeitnehmer:innen nur, wenn Führungskräfte aktiv Möglichkeiten dafür bereitstellen. Mit virtuellen Kaffeepausen wird in ein freundschaftliches Arbeitsklima und damit in die Motivation der Arbeitnehmer:innen investiert, die sich dann auf deren Produktivität und den Erfolg des Unternehmens auswirkt
Teambuilding-Events sind teuer und aufwändig zu organisieren? Wir sagen: Nein! Denn es muss nicht immer gleich ein riesiges Event sein. Regelmäßige Online-Kaffeepausen stärken das Team-Gefühl nachhaltiger als ein gemeinsamer Kochabend, der nur einmal im Jahr stattfindet. Kaffeepausen sollten diese Events nicht ersetzen, sondern sinnvoll ergänzen.
Vor allem der interdisziplinäre Austausch kommt in den meisten Unternehmen zu kurz. Zu einem erfolgreichen Unternehmen gehört allerdings auch der Austausch unter verschiedenen Abteilungen. Nur so gelingt ein reibungsloses Ineinandergreifen der unterschiedlichen „Zahnräder“.
Tipp: Mit dem Cross-Team-Matching von yuccaHR ist interdisziplinäre Vernetzung ein Leichtes! Der intelligente Algorithmus der Teams-App sorgt für Matches und bringt so Mitarbeitende aus unterschiedlichen Abteilungen zusammen.
Was es mit der Employee Experience auf sich hat und weshalb diese besonders relevant für den Erfolg deines Unternehmens ist, haben wir dir bereits in einem anderen Blogbeitrag verraten. Mit jedem der vorherigen Gründe für Online-Kaffeepausen investierst du nachhaltig in die Employee Experience deiner Angestellten.
In zu großen Gruppen gehen einzelne Personen, vor allem introvertierte Charaktere, oft unter. Besonders über den Bildschirm sind Gespräche zwischen vielen Personen schwierig. Achte deshalb darauf, keine zu großen Gruppen für deine Coffee Break zu wählen. Wir empfehlen nicht mehr, als vier Teilnehmende einzuladen.
Tipp: Auch über yuccaHR kannst du Kampagnen mit 2-er, 3-er oder 4-er Gruppen für deine virtuelle Kaffeepause erstellen.
Das häufigste Problem, das viele bei der Planung von virtuellen Kaffeepausen haben, ist die Terminfindung. Gerade bei größeren Unternehmen kann es sehr schwierig sein, unterschiedliche Gruppen so zu koordinieren, dass Termine gefunden werden, die dann auch für jede:n in den individuellen Zeitplan passen. Im schlimmsten Fall verdünnt sich die Teilnehmerzahl zunehmend, weil der wahrgenommene Organisationsaufwand den Nutzen des Termins übersteigt.
Tipp: Es gibt viele Wege, Terminchaos zu vermeiden. Für so manchen ist es schlicht die gute alte Excel-Tabelle, doch es gibt modernere und einfachere Lösungen: Probiere es mit der yuccaHR Demo ganz einfach aus.
Es ist verlockend, sich nicht zu zeigen und einfach ein wenig zuzuhören. Natürlich kann man niemanden zwingen, bei einer Online Kaffeepause die Kamera einzuschalten. Dennoch bietet es sich an, die Voreinstellungen des Tools so zu wählen, dass Kameras automatisch aktiviert sind oder die Teilnehmer:innen der virtuellen Kaffeepause entsprechend darauf hinzuweisen. Reine Audio-Meetings sorgen schnell dafür, dass der/die ein oder andere sich gedanklich ausklinkt.
Allgemein gilt: Kolleg:innen sollten nicht mit Terminen erschlagen werden. Darauf zu achten, dass eine „gesunde“ Regelmäßigkeit besteht, hilft jedoch, dass der gemeinsame Austausch zur Routine wird. Wie regelmäßig, entscheidet die Führungskraft – das kommt auch stark auf die Größe des Unternehmens an.
Gerade für Personen, die sich zum ersten Mal begegnen oder ganz neu ins Unternehmen gekommen sind, kann es schwer sein, ein Gespräch ans Laufen zu bringen. Viele der Mitarbeitenden fühlen sich bei gezwungenem Small Talk unwohl und können die gemeinsamen Pausen so nicht genießen.
Tipp: Coffee Breaks mit yuccaHR beginnen standardmäßig mit erprobten Icebreaker-Fragen, wie zum Beispiel: „Du musst Karaoke singen, welches Lied wählst du?“ oder „Wenn du bis auf 3 Apps alle Apps von deinem Smartphone löschen müsstest, welche würdest du behalten?“.
Besonders erfolgreiche virtuelle Kaffeepausen kommen dann zustande, wenn Mitarbeitende zusammenkommen, die auch zueinander passen. Denn dadurch entstehen angenehme Gespräche, eine lockere Atmosphäre und nachhaltige Vernetzungen, die auch über die Online-Kaffeepause hinaus bestehen bleiben können.
Tipp: Der intelligente Algorithmus von yuccaHR sorgt automatisch dafür, dass die bestmöglichen Matches unter den Kolleg:innen gefunden werden.
Du hast jetzt richtig Lust bekommen, Online-Kaffeepausen zu veranstalten, brauchst aber noch kreative Ideen, wie du diese inhaltlich gestalten könntest? Wir haben fünf Ideen für die Coffee Breaks gesammelt:
Von der klassischen Quizrunde (z.B. mit Quizfragen zur Branche deines Unternehmens oder zu verschiedenen Kaffeesorten) über eine virtuelle Runde UNO bis hin zu einer kurzen Runde Mensch ärgere dich nicht auf einem gebrandeten Spielbrett mit dem Unternehmenslogo ist alles möglich. Im Folgenden einige Beispiele:
Spiel 1: Online-Bilderbuch mit Drawsaurus
Spiel 2: Online-Quiz mit Water Cooler Trivia
Spiel 3: Pub-Quiz mit AhaSlides
Es muss nicht immer Kaffee sein. Wie wäre es mit einer kleinen Happy Hour zur Coffee Break? Arbeitgeber können Rezepte und vielleicht sogar die Zutaten für alkoholfreie Cocktails zur Verfügung stellen.
Wie wäre es mit ein paar kurzen Yoga-Übungen, die man auch am oder vor dem Schreibtisch ausführen kann? Sende deinen Teilnehmenden einen Link zu den Übungen (z. B. Yoga-Übungen gegen Verspannungen am Schreibtisch). Damit wird nicht nur die Vernetzung, sondern auch die Gesundheit der Teilnehmenden gefördert.
Organisator:innen können in der Einladung zur Coffee Break Themenvorschläge, wie z. B. "Lieblingsfilm" einbringen. Darüber können die Teilnehmenden sich dann in der Online-Kaffeepause austauschen. Falls jemand lieber liest, kann er/sie natürlich auch über das eigene Lieblingsbuch sprechen.
So besteht auch ein Anknüpfungspunkt, wenn sich Kolleg:innen nach der virtuellen Kaffeepause wiedersehen. Vielleicht hat ja der/die ein oder andere in der Zwischenzeit den Lieblingsfilm des/der anderen geschaut?
Um ein bisschen Schwung in die virtuelle Kaffeepause zu bekommen, hilft ein kleiner Wettbewerb unter den Matches: Wer hat die lustigste Kaffeetasse? Wer hat am meisten gebrandete Kaffeetassen (Werbegeschenke, bzw. Tassen von bekannten Marken wie Starbucks etc.)?
Nun hast du jede Menge Input bekommen zum Thema Online-Kaffeepause. Vielleicht juckt es dich sogar schon in den Fingern, endlich loszulegen? Deine Kolleg:innen werden es lieben!