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Das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen wird häufig unterschätzt, dabei ist es der erste Schlüsselmoment im Hinblick auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Bereits beim Onboarding-Prozess zeigt sich, ob es ein Unternehmen potenziell schafft, seine Fachkräfte langfristig zu binden.
Gerade in Zeiten der Corona-Pandemie nimmt das virtuelle Onboarding einen großen Stellenwert ein. Generell ist der Arbeitsmarkt im Wandel bezüglich Remote Work – und darunter fallen in der Konsequenz natürlich auch digitale Onboarding-Prozesse.
Wir haben die Merkmale eines guten Onboardings, die Definition von Onboarding und wichtige Umsetzungsmaßnahmen eines gelungenen Onboarding-Prozesses für dich zusammengefasst. Außerdem zeigen wir dir, wie digitales Onboarding mit yuccaHR funktioniert und haben eine praktische Onboarding-Checkliste für dich zusammengetragen, die du auch als PDF herunterladen kannst. So machst du dein Onboarding zum Erfolg und sorgst bei neuen Mitarbeiter:innen von Anfang an für echte Wohlfühlmomente!
Der englische Begriff „Onboarding“ stammt aus dem Personalmanagement und kann wortwörtlich als das „An-Bord-Nehmen“ neuer Mitarbeiter:innen in ein Unternehmen bezeichnet werden. Onboarding beschreibt also den Prozess der Integration neuer Arbeitskräfte in ein bestehendes Arbeitsumfeld. Dieser beginnt in dem Moment, in dem ein Stellenangebot nach einem, bzw. mehrerer positiver Einstellungsgespräche angenommen wird und endet in dem Moment, in dem der oder die neue Mitarbeitende ausreichend mit der Arbeit und dem Team vertraut ist.
Häufig wird auch zwischen Onboarding und Pre-Boarding unterschieden, hierzu gibt es allerdings keinen klaren Konsens. Pre-Boarding bezieht sich in dem Fall auf die Zeitspanne von einem positiven Einstellungsgespräch, bzw. der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag. Das Onboarding beginnt dann somit ab dem ersten Arbeitstag. Meistens wird das Pre-Boarding aber zum eigentlichen Onboarding-Prozess dazugezählt.
Ein solider Onboarding-Prozeses ist besonders wichtig. Immerhin ist er der erste Eindruck, den neue Mitarbeiter:innen vom Unternehmen bekommen. Streng genommen beginnt dieser zwar schon bei der Stellenausschreibung. Aber so richtig beginnt er in dem Moment, in dem neue Mitarbeitende tatsächlich ein Teil des Unternehmens werden.
Ob platonisch oder romantisch – wenn du eine Person kennenlernst, entscheidet auch der erste Eindruck, ob du sie näher kennenlernen möchtest oder nicht. Das Gleiche gilt, wenn du eine Wohnung besichtigst, ein Auto kaufst, in eine andere Stadt ziehst, oder ein neues Restaurant besuchst.
Tipp: Informiere dich auch über die Perspektive deines Gegenübers. Zum Beispiel, indem du dir Erfahrungsberichte und Studien durchliest, die sich mit Onboarding aus der Perspektive des Arbeitnehmers auseinandersetzen.
Ein Neustart, egal ob beruflich oder privat, ist immer vor allem eines: überwältigend und beizeiten auch einmal überfordernd. Du hast die Zügel in der Hand: möchtest du dem/der neuen Mitarbeitenden ein rundum gutes Gefühl vermitteln und ihn/sie Schritt für Schritt an die Hand nehmen? Oder möchtest du riskieren, dass du ihn/sie schon am Anfang verlierst?
Denn – und das solltest du stets im Hinterkopf behalten – wenn der erste Eindruck misslingt, kann es dir durchaus passieren, dass du Fachkräfte auf kurz oder lang verlierst. Zumindest bleibt so von Anfang an eine negative Erfahrung im Kopf neuer Mitarbeitender hängen. Und auf ein wackeliges Fundament baut man in der Regel keine Wolkenkratzer.
Neue Mitarbeiter:innen einzustellen, ist nicht nur mit Aufwand, sondern auch mit Kosten verbunden. Wird beim Onboarding gespart und die jeweilige Fachkraft fühlt sich im Unternehmen von Anfang an unwohl, kündigt sie möglicherweise noch in der Probezeit. Du hast dann durch diese Fehleinstellung nicht nur die üblichen Recruiting-Kosten „in den Sand gesetzt“, sondern auch Ressourcen verschwendet und die Produktivität des Unternehmens hat darunter gelitten. Vor allem dadurch, dass der ganze Recruiting- und Onboarding-Prozess danach direkt wieder von vorne losgeht.
Durch ein solides Onboarding kannst du die Employee Experience des/der neuen Mitarbeitenden vom ersten Tag an positiv beeinflussen. Somit leistest du einen wichtigen Beitrag zur Zufriedenheit deiner Mitarbeiter:innen und bindest diese – sofern auch der Rest der Employee Experience stimmt – langfristig an dein Unternehmen. Du motivierst Fachkräfte von Anfang an, ihr Bestes zu geben und steigerst somit die Produktivität. So investierst du mit wirklich einfachen Mitteln in den Erfolg deines Unternehmens!
Alles rund um eine gute Employee Experience kannst du hier nachlesen
Grob gesagt, beinhaltet der Onboarding-Prozess folgende Punkte:
Hier ist die Rede von der Zeit vor dem ersten Arbeitstag, bzw. der ersten Woche im neuen Unternehmen. Der/die Mitarbeitende startet die neue Stelle mit einer gewissen Erwartungshaltung.
Tipp: Du kannst diese Erwartungshaltung gekonnt steuern. Versprichst du beim Einstellungsgespräch das Schlaraffenland, werden die Erwartungen der neuen Fachkraft höchstwahrscheinlich direkt enttäuscht. Zeichnest du dagegen ein realistisches Bild – natürlich positiv und motivierend, aber eben auf dem Boden der Tatsachen – kannst du niemanden enttäuschen.
In dieser Phase lernt der/die neue Mitarbeiter:in die Arbeitsprozesse im Unternehmen sowie die eigenen Aufgabenfelder besser kennen. Er/Sie bringt sich begeistert ein und bekommt ein gutes Gefühl dadurch, die ersten Aufgaben gut meistern zu können.
Tipp: Überlasse frisch eingestellte Fachkräfte in den ersten Tagen nicht sich selbst, sondern nehme sie soweit möglich und nötig an die Hand. Auch Langeweile sollte nicht direkt aufkommen. Daher sollten genügend Aufgaben, die für den Start unkompliziert bewältigt werden können, vorhanden sein.
Die anfängliche Begeisterung ebbt in dieser Phase ab, da sich der/die neue Mitarbeitende über die Komplexität der eigenen Aufgaben bewusst wird, die langsam aber stetig zunimmt.
Tipp: Diese Phase kannst du, mit ausführlichem Feedback und offener Kommunikation auf Augenhöhe, für die frisch eingestellte Fachkraft angenehm und motivierend gestalten.
Mit dieser Phase beginnt für den/die Neue(n) die Einarbeitung und Integration in das Unternehmen.
Tipp: Auch hier stehen eine gesunde Feedback-/Fehlerkultur sowie offene Kommunikation an erster Stelle, um die Zufriedenheit und das Wohlbefinden neuer Fachkräfte sicherzustellen. Frag am besten einfach regelmäßig nach, ob sich der oder die neue Mitarbeitende wohlfühlt und ob er oder sie Hilfe braucht, bzw. Gesprächsbedarf hat.
Theorie ist eine Sache. Aber wie sieht ein guter Onboarding-Prozess in der Praxis aus?
Hier kommen vier Tipps, wie du jede neue Fachkraft von Anfang an für dein Unternehmen begeisterst:
Gerade in größeren Unternehmen kann es schon einmal dauern, bis die IT einen neuen Arbeitsplatz vollständig eingerichtet hat. Kümmere dich rechtzeitig darum, dass die Technik funktioniert und alle E-Mail-Adressen, Firmenaccounts etc. zum Start bereits eingerichtet sind. Nichts macht einen schlechteren ersten Eindruck, als am ersten Arbeitstag noch nicht einmal ein eigenes E-Mail-Postfach zu haben. Auch ein paar Büromaterialien sollten neben der Technik bereitstehen. Und wie wäre es mit einer lieben Karte zur Begrüßung?
Ein Onboarding-Prozess ist nichts, was man auf dem Weg aus dem Ärmel schütteln sollte. Überlege dir eine klare Struktur für die Einarbeitung neuer Fachkräfte und erarbeite im Idealfall einen Plan, an den sich der/die neue Mitarbeitende halten kann. Das sorgt nicht nur für dich, sondern auch für die Person, die eingearbeitet wird, für Klarheit.
In diesem Plan legst du folgendes fest: wann lernt der Mitarbeitende welches Team kennen, besucht der Mitarbeitende Schulungen, wann erfolgt welche Einarbeitung durch wen, etc. Sieh es wie eine Art Stundenplan für das individuelle Onboarding.
Tipp: Mit einem Onboarding-Tool ersparst du dir Arbeit und jede Menge Papierkram. Gerade in Zeiten, in denen Arbeit immer mehr remote stattfindet und Online-Meetings die neuen Meetings sind, bringt ein digitales Onboarding viele Vorteile. Die Möglichkeiten von yuccaHR gehen zwar weit über den Onboarding-Prozess hinaus, sind aber gerade für den Einstieg perfekt, um neue Mitarbeitende von Anfang an einzubinden und zu vernetzen. Wie das genau funktioniert, erfährst du etwas weiter unten in diesem Artikel.
Bring mich direkt zu den Use Cases von yuccaHR!
Biete der neuen Fachkraft von Anfang an Unterstützung in sämtlichen Prozessen. Du weißt z.B., dass er/sie für die Stelle umziehen muss? Dann kannst du ihm/ihr vielleicht dabei helfen, eine passende Wohnung zu finden oder zumindest Tipps geben, an wen er/sie sich wenden kann und wo es gute Angebote gibt.
Bedenke, dass ein Onboarding-Prozess nicht nach der ersten Woche zu Ende ist, sondern eher sechs bis zwölf Monate dauert. Sei für den/die Mitarbeiter:in da – kontinuierlich. Vereinbare Feedback-Gespräche und gebe ihm/ihr zu verstehen, dass du bei Fragen, Wünschen oder Problemen jederzeit zur Verfügung stehst.
Eine neue Fachkraft in ein Unternehmen zu integrieren, passiert im besten Fall auf drei Ebenen: fachlich, sozial und kulturell.
Auf fachlicher Ebene kannst du dich fragen, ob der/die Neue seinen Fachkenntnissen gerecht eingesetzt wird, ob er/sie über- oder unterfordert ist und ob auch das restliche Team genau weiß, wofür der/die neue Kolleg:in zuständig ist.
Auf sozialer Ebene kannst du dafür sorgen, dass der/die Neue optimal ins Team integriert wird. Das geht zum Beispiel mit den Vernetzungsmöglichkeiten über yuccaHR, aber auch über Teamevents und mithilfe einer guten Einarbeitungsstruktur.
Auf kultureller Ebene ist es wichtig, neue Mitarbeiter:innen schon beim Einstellungsgespräch mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen. So kann er/sie sich von Beginn an damit identifizieren und ist motivierter, sich für das Unternehmen zu engagieren.
Vor dem ersten Arbeitstag
Am ersten Arbeitstag
In den ersten Wochen und Monaten
Jetzt bist du dran – mach dein Onboarding zum Erfolg! Mittlerweile sollte klar geworden sein, dass ein gutes Onboarding der Schlüssel zu glücklichen neuen Mitarbeitenden ist. Und dass der erste Eindruck jede Menge ausmacht, um Fachkräfte langfristig an das Unternehmen zu binden und die Zufriedenheit im Unternehmen zu erhöhen.
Ein glücklicher Mitarbeitender ist letztendlich ein Mitarbeitender, der motiviert und engagiert bei der Arbeit ist, was sich positiv auf das Team und letztendlich auf den Erfolg des Unternehmens auswirkt. Einen Onboarding-Prozess zu einem positiven Erlebnis für alle Beteiligten zu machen, ist wirklich gut machbar, wenn man gut organisiert ist und einen durchdachten Plan ausarbeitet. Den haben wir dir jetzt an die Hand gegeben. Du wirst ihn sicher wunderbar umsetzen, da machen wir uns gar keine Sorgen!